Bagi perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing, dua pintu masuk yang paling sering tersendat adalah akun TKA Online untuk pengurusan RPTKA dan akun WLKP untuk wajib lapor ketenagakerjaan. Keduanya dikelola Kementerian Ketenagakerjaan, tetapi bukan sistem yang sama, sehingga cara mengatasinya pun berbeda. Masalah paling umum: pengelola lama resign dan tidak ada yang tahu email atau password-nya, nomor HP sudah mati, undangan aktivasi kedaluwarsa, atau perusahaan mendaftar sendiri lalu NIB-nya bentrok dengan data lama.
Artikel ini merangkum jalur pemulihan yang bisa dilakukan mandiri, kapan harus ber-surat ke Kemnaker, dan bagaimana alur pendaftaran RPTKA baru dari nol setelah akun kembali normal.
Kenali dulu akun mana yang hilang
Sebelum mencari solusi, pastikan Anda tidak mencampur dua hal:
- TKA Online (
tka-online.kemnaker.go.id) dipakai pemberi kerja untuk mengajukan Pengesahan RPTKA, perpanjangan, alih status, dan pelaporan TKA. Halaman loginnya memakai SSO, dan kanal pemulihannya melekat pada Akun Kemnaker (account.kemnaker.go.id). Istilah seperti SISKOTKIMN atau Siskotkimn sering dipakai perusahaan untuk menyebut sistem informasi ketenagakerjaan Kemnaker; itu bukan nama menu resmi, jadi jangan mencari tombol bernama SISKOTKIMN di portal. Cari menu Akun atau Login SSO. - WLKP / wajib lapor ketenagakerjaan (
wajiblapor.kemnaker.go.id, kini terhubung ke SIAPkerja) dipakai untuk laporan berkala ketenagakerjaan perusahaan, dan akunnya dikelola per pengelola, bukan per tenaga kerja asing.
Kesalahan umum adalah mencoba reset password TKA Online memakai prosedur lupa password WLKP, atau sebaliknya, lalu mengira akunnya hilang permanen.
Reset akun TKA Online yang hilang
Mulai dari yang paling ringan. Coba login ke tka-online.kemnaker.go.id, lalu masuk melalui SSO. Kalau Anda punya akses ke email atau nomor HP terdaftar, pemulihan bisa dilakukan langsung di halaman pemulihan akun Kemnaker dengan tiga opsi: pengaturan ulang password lewat kode OTP ke nomor HP, lewat email, atau lewat verifikasi identitas bila nomor dan email sudah keduanya tidak aktif.
Yang paling sering macet justru opsi ketiga, karena butuh pencocokan data diri pemegang akun. Siapkan scan KTP pengelola dan nama perusahaan sebelum memulainya.
Kapan harus minta username dan password ke Kemnaker
Bila akun benar-benar tidak bisa dipulihkan, misalnya email perusahaan sudah dinonaktifkan, domainnya mati, atau pengelola lama tidak bekerja lagi, TKA Online menyediakan kanal resmi. Berdasarkan halaman kontak bantuan di tka-online.kemnaker.go.id, permohonan username dan password akun, penonaktifan akun, serta pembatalan HPK atau RPTKA ditangani melalui email [email protected]. Kanal lain yang tercantum untuk pertanyaan umum dan pengaduan adalah WhatsApp hotline 0811 1380 1443, aktif hari kerja pukul 08.00-15.00 WIB. Pengurusan TA.03 seperti alih jabatan atau alih pemberi kerja masuk ke [email protected], sedangkan kendala umum RPTKA ke [email protected].
Kirim surat permohonan dalam format singkat: kop surat perusahaan, identitas perusahaan (NIB, NPWP, Nama), email lama yang ingin dipulihkan atau diganti, identitas pengelola baru dengan jabatan, alasan permintaan, tanda tangan pimpinan, serta cap perusahaan. Lampirkan scan KTP pengelola baru agar verifikasi tidak bolak-balik.
Reset akun WLKP yang hilang
Untuk WLKP, prosedur lupa password memakai NIK pemegang akun, bukan email. Masukkan NIK pada menu lupa password agar kode OTP dikirim ke nomor HP yang terdaftar, bukan ke email yang mungkin sudah tidak dipakai. Itu trik yang sering terlupakan: justru karena emailnya mati, jalur NIK ke nomor HP menjadi penyelamat.
Kalau nomor HP juga sudah ganti dan email tidak bisa diakses, jalur terakhir adalah menghubungi bantuan WLKP. Berdasarkan pusat bantuan Kemnaker, pengecekan akun yang terdaftar pada email atau nomor tertentu bisa diajukan dengan mengirim scan KTP ke [email protected]. Untuk pengalihan pengelola akun perusahaan, kirim surat permohonan perubahan pengelola akun yang memuat identitas perusahaan (nama, NIB atau nomor pendaftaran WLKP), identitas pengelola baru beserta email, tujuan surat, tanda tangan pimpinan, cap perusahaan, dan lampiran name tag serta KTP pengelola baru.
Perlu disadari, perubahan pengelola akun tidak bisa dilakukan mandiri bila pengelola lama sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut. Surat resmi tetap diperlukan, jadi rapikan dokumennya sebelum berkas dikirim.
Pendaftaran RPTKA baru setelah akun pulih
Pertama kali mengurus RPTKA selalu dimulai dari pendaftaran akun di TKA Online. Klik menu Daftar, pilih status badan usaha pemberi kerja (misalnya PMA, PMDN, perusahaan swasta nasional, kantor perwakilan dagang asing, yayasan, atau instansi pemerintah). Setelah status dipilih, Anda akan diarahkan mengisi NPWP perusahaan, mengeceknya melalui tombol cek NPWP, lalu melengkapi formulir data perusahaan dan pengelola. Setelah submit, sistem mengirim email aktivasi ke alamat yang didaftarkan.
Setelah login, alur pengajuan RPTKA baru mengikuti menu Pengesahan RPTKA, bukan menu Notifikasi yang lama. Untuk pemberi kerja yang sudah memiliki RPTKA disahkan dan masih berlaku, pengajuan berikutnya memakai menu Peralihan agar tidak mendaftar dari nol: pilih Peralihan Pengesahan RPTKA (Baru) dengan RPTKA Lama untuk pengajuan baru, atau Peralihan Perpanjangan Pengesahan RPTKA dari Notifikasi dengan RPTKA Lama untuk perpanjangan.
Tahap setelah submit berurutan seperti ini: pengisian aplikasi data dan unggah dokumen persyaratan; pelaksanaan penilaian kelayakan secara tatap muka daring sesuai jadwal; penerbitan hasil penilaian kelayakan; pengisian data calon tenaga kerja asing dan unggah dokumennya; pembayaran DKPTKA setelah surat pemberitahuan pembayaran terbit; lalu penerbitan Pengesahan RPTKA. Dasar hukumnya adalah Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 sebagai pelaksana PP Nomor 34 Tahun 2021.
Dokumen yang perlu disiapkan
Berdasarkan ketentuan dalam Permenaker Nomor 8 Tahun 2021, permohonan Pengesahan RPTKA untuk pekerjaan lebih dari enam bulan disampaikan daring dengan aplikasi data yang memuat identitas pemberi kerja TKA, alasan penggunaan TKA, jabatan yang akan diduduki, jumlah TKA, jangka waktu penggunaan, dan lokasi kerja. Dokumen yang diunggah biasanya meliputi:
- Surat permohonan Pengesahan RPTKA.
- Surat tugas atau surat kuasa dari pimpinan pemberi kerja TKA.
- NIB dan/atau izin usaha pemberi kerja TKA.
- Akta pendirian dan/atau perubahan beserta keputusan pengesahan dari instansi berwenang.
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan perusahaan, yang kini bisa disinkronkan dari akun WLKP.
- Surat keterangan domisili pemberi kerja TKA.
- Rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain.
Dari daftar itu terlihat kenapa akun WLKP yang hilang bisa ikut memblokir RPTKA: bukti wajib lapor adalah salah satu lampirannya. Kalau pemberi kerja termasuk instansi pemerintah, perwakilan negara asing, badan internasional, lembaga sosial, lembaga keagamaan, atau jabatan tertentu di lembaga pendidikan, kewajiban membayar DKPTKA tidak berlaku, meski tetap wajib menunjuk tenaga kerja pendamping.
Masa berlaku pengesahan
Batas waktu RPTKA berbeda menurut jenis pekerjaan, dan ini sering membuat pengajuan perpanjangan terlambat. Pengesahan untuk pekerjaan bersifat sementara paling lama enam bulan dan tidak dapat diperpanjang. Untuk pekerjaan lebih dari enam bulan paling lama dua tahun dan dapat diperpanjang mengikuti ketentuan keimigrasian. Pengesahan RPTKA non-DKPTKA juga paling lama dua tahun, sedangkan pengesahan untuk TKA yang bekerja di kawasan ekonomi khusus diberikan lebih panjang sesuai ketentuan KEK.
Rencanakan perpanjangan sebelum masa berlaku habis, karena jeda saat dokumen mati berisiko memicu denda ketenagakerjaan dan masalah izin tinggal bagi karyawan asing yang bersangkutan.
FAQ
Apakah reset akun TKA Online bisa tanpa datang ke kantor Kemnaker?
Bisa. Selama email atau nomor HP pemilik akun masih aktif, pemulihan dilakukan daring lewat pemulihan akun Kemnaker, atau lewat email ke kanal PPTKA bila akun benar-benar tidak dapat diselamatkan.
Saya lupa email yang dipakai mendaftar, apa yang harus dikirim?
Kirim surat permohonan ke [email protected] berisi identitas perusahaan (NIB dan NPWP), identitas pengelola baru beserta jabatannya, alasan permintaan, tanda tangan pimpinan, cap perusahaan, dan scan KTP pengelola baru.
Reset password WLKP pakai NIK atau email?
Pakai NIK pada menu lupa password agar kode OTP dikirim ke nomor HP yang terdaftar. Memakai email sering gagal karena alamat email lama sudah mati.
Pengelola lama sudah resign, apakah akun bisa dialihkan sendiri?
Tidak bisa sepenuhnya mandiri. Siapkan surat permohonan perubahan pengelola akun berisi identitas perusahaan dan pengelola baru, tanda tangan pimpinan, cap perusahaan, name tag, dan KTP pengelola baru, lalu kirim ke alamat bantuan WLKP.
Berapa lama Pengesahan RPTKA terbit?
Menurut FAQ resmi TKA Online, hasil penilaian kelayakan diterbitkan paling lama dua hari kerja setelah penilaian yang dinyatakan layak, dan Pengesahan RPTKA diterbitkan paling lama dua hari kerja setelah verifikasi data calon TKA dinyatakan lengkap dan pembayaran DKPTKA dilakukan.
Konsultasi Reset Akun TKA, WLKP, dan Pengurusan RPTKA
Terjebak karena email pengelola mati, nomor HP berganti, atau NIB bentrok saat pendaftaran Dan sekaligus perlu mengurus RPTKA baru supaya tenaga kerja asing perusahaan bisa bekerja sah?
Tim Legalitas.info siap membantu mengecek status akun, menyiapkan surat permohonan reset atau peralihan pengelola, serta mendampingi pengisian aplikasi data calon TKA sampai Pengesahan RPTKA terbit.
Konsultasi Gratis via WhatsApp
Sumber acuan: TKA Online Kemnaker, Akun Kemnaker, WLKP wajib lapor ketenagakerjaan, Pusat Bantuan Kemnaker, dan Permenaker Nomor 8 Tahun 2021. Baca juga NPWP untuk WNA, admin OSS, dan cara lapor LKPM.