Pembuatan NPWP menuntut kesiapan dokumen dan data yang sesuai dengan ketentuan Direktorat Jenderal Pajak. Setiap kategori wajah pajak memiliki persyaratan berbeda meskipun prinsip konsistensi nama, alamat, dan kelengkapan dokumen berlaku universal. Artikel ini menyusun checklist lengkap untuk empat kategori utama: orang pribadi WNI, badan usaha, warga negara asing, dan warisan belum terbagi serta instansi pemerintah.
Prinsip Dasar yang Berlaku untuk Semua Kategori
Sebelum masuk ke checklist masing-masing kategori, ada beberapa prinsip dasar yang harus Anda pahami terlebih dahulu. Pertama, konsistensi data adalah segalanya. Nama yang tercantum dalam formulir registrasi harus persis sama dengan nama di dokumen identitas resmi. Alamat pada formulir harus sesuai dengan alamat di KTP atau dokumen legalitas perusahaan.
Kedua, semua dokumen yang diunggah harus dalam bentuk digital yang jelas, tidak buram, tidak terpotong, dan dalam format yang diterima sistem (biasanya PDF, JPG, atau PNG). Ketiga, setiap dokumen pendukung harus berlaku pada saat pendaftaran. Dokumen kadaluarsa akan menyebabkan permohonan ditolak.
Checklist Orang Pribadi WNI
Persyaratan untuk orang pribadi WNI diatur sebagai berikut:
- KTP elektronik (e-KTP) yang masih berlaku dengan NIK sesuai data Dukcapil.
- NIK sesuai yang tercantum dalam e-KTP.
- Email aktif yang dapat diverifikasi dan digunakan untuk komunikasi dengan DJP.
- Nomor ponsel yang masih aktif dan dapat dihubungi.
- Dokumen usaha jika Anda menjalankan kegiatan usaha: NIB OSS, surat izin usaha, atau tanda daftar usaha untuk mengklasifikasikan kategori usaha Anda.
Pendaftaran akan ditolak jika NIK atau nama pada formulir berbeda dengan yang tercantum dalam e-KTP. Periksa kembali setiap kolom sebelum mengirim formulir. Kesalahan pada data dasar biasanya memerpanjang proses karena Anda perlu mengajukan pembatalan dan pendaftaran ulang. Pastikan dokumen KTP Anda dalam kondisi baik dan foto terlihat jelas untuk proses swafoto KTP dan NPWP.
Checklist Badan Usaha
Badan usaha mencakup PT, CV, cooperative, perseroan komanditer, dan entitas hukum lainnya yang terdaftar secara legal di Indonesia. Persyaratannya sebagai berikut:
- Akta pendirian badan usaha yang disahkan oleh Kemenkumham.
- Pengesahan Menteri Hukum dan HAM (Kemenkumham) atau pengesahan perubahan akta jika ada.
- NIB OSS (Nomor Induk Berusaha) atau RBA yang tercantum dalam sistem OSS.
- Surat Keterangan Terdaftar (SKT) jika sudah terbit dari DJP.
- KTP pengurus atau penanggung jawab badan usaha yang masih berlaku.
- NPWP pengurus yang tercantum sebagai pengurus yang bertanggung jawab secara legal.
Nama badan di akta harus selaras dengan NIB. Alamat usaha harus sesuai NIB. Ketidaksesuaian nama atau alamat menyebabkan permohonan ditolak atau Kartu NPWP tidak dikirim ke lokasi yang benar. Untuk perusahaan yang memiliki banyak pengurus, pastikan hanya pengurus yang resmi diakui oleh akta yang tercantum dalam formulir. DJP dapat meminta bukti pengangkatan pengurus jika diperlukan pada saat audit.
Checklist Warga Negara Asing (WNA)
Wajib pajak asing yang melakukan kegiatan usaha di Indonesia atau menerima penghasilan dari sumber dalam negeri wajib memiliki NPWP. Persyaratan dokumen:
- Paspor asli yang masih berlaku.
- Izin tinggal Indonesia berupa KITAS atau KITAP.
- Dokumen usaha seperti kontrak kerja dengan perusahaan Indonesia, izin usaha sesuai OSS, atau dokumen investasi.
- NPWP di negara asal jika ada dan dapat disertakan sebagai referensi.
Proses registrasi WNA biasanya memerlukan waktu lebih lama karena verifikasi dokumen imigrasi dan legalitas usaha menimbulkan tambahan prosedur. Ekspatriat yang bekerja di perusahaan lokal biasanya akan difasilitasi oleh perusahaan tersebut untuk proses registrasi NPWP.
Checklist Warisan Belum Terbagi
Pendaftaran NPWP atas nama warisan belum terbagi memerlukan dokumen-dokumen khusus yang membuktikan status hukum warisan:
- Surat keterangan ahli waris yang dikeluarkan oleh pengadilan atau notaris.
- Dokumentasi pengurusan warisan yang sah dan terlegalitasi.
- Surat kuasa jika diwakilkan oleh salah satu ahli waris atau eksekutor yang ditunjuk.
NPWP warisan akan mencantumkan status warisan dan dapat digunakan untuk administrasi harta warisan. Setelah warisan terbagi, NPWP warisan harus dicabut dan diganti dengan NPWP masing-masing penerima harta.
Checklist Instansi Pemerintah dan Lembaga Negara
Instansi pemerintah atau lembaga negara yang memenuhi kriteria wajib pajak memerlukan dokumen administratif khusus:
- Surat pengukuhan status instansi atau lembaga dari pemerintah.
- Nama penanggung jawab administrasi pajak instansi.
- Akun resmi atau dokumen identitas instansi yang dikenali oleh DJP.
- SK penunjukan penanggung jawab pajak instansi.
Data internal instansi harus sinkron sebelum mengajukan pendaftaran. Kesalahan pada data internal instansi sering menimbulkan masalah selama pelaporan pajak instansi.
Checklist Umum untuk Semua Kategori
Berikut adalah checklist umum yang harus dipenuhi terlepas dari kategori wajib pajak:
- Nama dan NIK sesuai e-KTP atau dokumen identitas resmi.
- Nama badan sesuai akta pendirian, NIB, dan dokumen legalitas.
- Alamat sesuai data KTP, NIB, atau dokumen domisili.
- Email aktif yang dapat diverifikasi oleh DJP.
- Ponsel atau nomor kontak yang dapat dihubungi.
- Dokumen digital jelas, tidak buram, dan dalam format yang diterima.
- Semua dokumen masih berlaku pada saat pendaftaran.
Jika Anda sudah siap mempersiapkan dokumen, langkah selanjutnya adalah mengikuti panduan situs daftar NPWP online untuk memulai proses registrasi Anda. Dan apabila Kartu NPWP sudah didaftarkan tapi belum diterima, baca artikel sudah daftar NPWP online tapi belum dikirim untuk solusi yang tepat.
Semua dokumen resmi dapat diperiksa dan diunduh dari situs DJP yang resmi yaitu coretaxdjp.pajak.go.id, djponline.pajak.go.id, atau ereg.pajak.go.id. Untuk konsultasi langsung, hubungi Kring Pajak 150200.